Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong đời sống con người. Nếu giao tiếp tốt, chúng ta có thể cải thiện được mối quan hệ với đồng nghiệp, với những người xung quanh mình và còn tạo điều kiện thăng tiến trong công việc. Do đó, việc cải thiện kỹ năng giao tiếp luôn được coi trọng.
Mặt khác, đặc thù công việc đòi hỏi phiên dịch phải có một khả năng giao tiếp tốt, để tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng, cũng như xây dựng các mối quan hệ, học hỏi nâng cao kiến thức. Kỹ năng giao tiếp không chỉ đơn thuần xoay quanh trò chuyện trực tiếp về cách lắng nghe và thấu hiểu mà còn là những kỹ năng viết và trả lời e-mail, trả lời điện thoại… Hãy cùng Sao Khuê điểm qua những quy tắc cơ bản để tối ưu khả năng giao tiếp các bạn nhé!
1. Nghe hiệu quả
– Để nghe hiệu quả, điều đầu tiên là phải nghe tích cực, chủ động và thật sự chăm chú, khi đó có thể nắm rõ thông tin hơn, do nghe rõ âm thanh và cảm nhận được tâm tư tình cảm của người nói.
– Để lắng nghe chủ động, có những yếu tố sau đây cần phải chú ý vào người nói: Hãy gần gũi hơn với người nói qua những cử chỉ phi ngôn ngữ (ngôn ngữ cơ thể). Luôn để người nói cảm thấy rằng bạn muốn lắng nghe họ, giữ cho việc giao tiếp không bị đứt quãng, ổn định bằng ánh mắt và đảm bảo một tư thế ngồi tạo sự thoải mái giữa hai người.
Tuy nhiên, khoảng cách giữa người nghe và người nói cũng không được quá xa hay quá gần.
1.1 Khuyến khích nói
– Luôn tạo điều kiện để người nói tiếp tục với những nội dung khác nhau. Sử dụng các câu hỏi mở hoặc những cử chỉ nhẹ nhàng để khuyến khích người đối diện: gật nhẹ đầu với một vẻ mặt tập trung.
-“ Nói tiếp đi” – “Vâng tôi hiểu”…
– Tránh ngắt lời người nói.
1.2 Phản hồi lại nội dung
– Sau khi nghe, hãy tóm lược lại nội dung một cách rõ ràng, ngắn gọn. Tùy vào cảm xúc của người nói mà bày tỏ thái độ phù hợp với câu chuyện.
* Điều kiện để có thể lắng nghe hiệu quả:
Tập trung vào người nói, ánh mắt thật thuyết phục, gạt bỏ những thói quen xấu khi nghe. Không nên quá chú ý đến vẻ ngoài của người nói mà cần khách quan hơn.
AI cũng muốn mình được lắng nghe. Và lắng nghe để thấu cảm với người nói đòi hỏi một sự tế nhị , hiểu biết và tin tưởng. Nghe thấu cảm sẽ giúp bạn thấu hiểu người đối diện hơn rất nhiều. Để đạt được điều đó, cần phải gợi mở chia sẻ, biểu lộ sự quan tâm và phản ánh lại với họ – đó là sự quan tâm rõ ràng nhất.
2. Cách viết e-mail
– Có đủ các phần: tiêu đề,địa chỉ mail của người nhận, ngày tháng và tên công ty.
– Câu từ trong e mail cần ngắn gọn, tránh dài dòng và cần phải lịch sự.
– Nội dung thư chỉ nên xoay quanh công việc.
– Luôn có lời chào vào cuối thư.
– Sở hữu chữ ký của riêng mình với đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc liên lạc.
