Hệ thống quản lý dịch thuật ra đời như một giải pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp quản lý quy trình dịch thuật một cách hiệu quả. Hãy cùng SK Translate tìm hiểu những điều cần lưu ý khi sử dụng để khai thác tối đa lợi ích của hệ thống này thông qua bài viết dưới đây nhé!
Hệ thống quản lý dịch thuật là gì?
Hệ thống quản lý dịch thuật (translation management system – TMS) được thiết kế để hỗ trợ và tối ưu hoá các quy trình liên quan đến dịch thuật và quản lý các dự án dịch thuật. Hệ thống này giúp các doanh nghiệp và công ty dịch thuật quản lý toàn bộ chu trình dịch thuật thông qua một nền tảng tập trung.
TMS giúp đảm bảo tiến độ dịch thuật thông qua giám sát tài liệu và khả năng tự động hoá nhiều tác vụ. Hệ thống có khả năng quản lý và lưu trữ các tài liệu dịch thuật với bộ nhớ lớn. Ngoài ra, nó còn tích hợp chế độ dịch tự động, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao công suất làm việc.
XEM THÊM: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ TRONG BIÊN DỊCH
Lựa chọn hệ thống phù hợp
Lựa chọn một hệ thống phù hợp với doanh nghiệp là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quá trình và hiệu quả sử dụng.
Đánh giá nhu cầu
Doanh nghiệp trước khi đưa ra lựa chọn cần đánh giá nhu cầu sử dụng dựa trên quy mô và các tính năng sử dụng. Hệ thống quản lý dịch thuật thích hợp với những doanh nghiệp tầm trung, lớn. Đối tượng này thường sẽ đảm nhận những dự án lớn, phức tạp, đa ngôn ngữ với nhiều đối tác đến từ đa quốc gia. Các dự án của họ có thể thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
Trái lại, các doanh nghiệp nhỏ cần cẩn trọng khi sử dụng hệ thống quản lý dịch thuật. Việc triển khai TMS không đơn giản và yêu cầu một khoản chi phí nhất định. Điều này có thể trở thành áp lực cho ngân sách hoạt động. Đồng thời, dự án của nhóm đối tượng này thường không cần sử dụng đến nhiều tính năng của TMS, lãng phí nguồn tài nguyên.
Tiêu chí lựa chọn
Việc lựa chọn hệ thống thích hợp cần chú ý đến những tiêu chí nhất định. Chúng có thể dựa vào tính chất sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp, hay thể loại nội dung và nhóm ngôn ngữ yêu cầu,…
Một số tiêu chí mà doanh nghiệp cần quan tâm: tính linh hoạt cho phép doanh nghiệp tham gia vào quá trình cài đặt và điều chỉnh các tác vụ, khả năng mở rộng có thể thích ứng với đa dạng quy mô dự án, khả năng kiểm định bảo đảm chất lượng, khả năng tích hợp vào các nền tảng và hệ thống khác mà không cần trung gian,…
Bảo mật và sao lưu dữ liệu
Bảo mật và sao lưu dữ liệu luôn là một điểm cần chú ý trong thời đại số. Các nguy cơ mất an toàn đến từ khối lượng thông tin lớn và mạng lưới hợp tác đa quốc gia trong ngành dịch thuật. Bảo mật và sao lưu đảm bảo các thông tin được duy trì toàn vẹn, tránh bị sửa đổi, phá hoại hoặc đánh cắp.
Các công ty cần đảm bảo an toàn thông tin và duy trì khả năng khôi phục dữ liệu khi sử dụng hệ thống quản lý dịch thuật. Sao lưu hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục, sẵn sàng đối phó với các tình huống xảy ra sự cố, nhất là với các dự án lớn của nhóm đối tượng sử dụng TMS. Từ đó, họ có thể đảm bảo các hoạt động không bị gián đoạn, hoàn thành dự án đúng thời hạn.
Cập nhật và bảo trì hệ thống
Cập nhật và bảo trì hệ thống quản lý dịch thuật thường xuyên có ảnh hưởng đến hiệu quả và sự ổn định của quá trình sử dụng. Các công ty cần chú ý đến điều này để hệ thống hoạt động ổn định và mượt mà, tránh các sự cố gây gián đoạn công việc.
Các bản cập nhật bao gồm các cải tiến về hiệu suất và khắc phục các lỗi hệ thống. Đồng thời, việc cập nhật đảm bảo hệ thống luôn tương thích khi sử dụng. Các nhà cung cấp phần mềm thường điều chỉnh sản phẩm dựa trên phản hồi của người dùng và sự phát triển công nghệ.
Thông qua cập nhật, các công ty tiếp cận được các công cụ và tính năng tiên tiến, tránh lỗi thời. Bảo trì định kỳ giúp phát hiện và khắc phục các vấn đề từ sớm, giảm thời gian gián đoạn. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí sữa chữa và khôi phục dữ liệu.
Kết luận
Hệ thống quản lý dịch thuật là một công cụ hữu ích khi doanh nghiệp và công ty dịch thuật cần triển khai các dự án đa ngôn ngữ phức tạp. Để sử dụng hệ thống nầy một cách tối ưu, hiệu quả nhất, cần lưu ý lựa chọn hệ thống phù hợp và không quên bảo mật sao lưu dữ liệu cũng nhưg cập và bảo trì hệ thống thường xuyên.
SK Translate – Dịch thuật Sao Khuê là công ty cung cấp các giải pháp dịch thuật chuyên nghiệp và uy tín. Liên hệ với chúng tôi nếu Quý Khách hàng đang có nhu cầu tìm thuê biên phiên dịch ngay hôm nay. HOTLINE: 📞090 558 36 89 (Miền Bắc) | 093 536 56 99 (Miền Nam).
Nguồn tham khảo: MultiLingual, memoQ, Phrase
